Etapas del Proceso de Capacitación

A.- Diagnóstico: Este primer paso del proceso de capacitación lo entenderemos como la necesidad de conocer cuales son los requerimientos reales de capacitación, esto lo podemos plantear a través de una detección de necesidades de capacitación (DNC) o bien a través de los resultados de una evaluación de desempeño de los empleados, de los resultados, de este último podemos obtener información de cómo se hacen o realizan las funciones y tareas de cada cargo, si las carencias están ligadas a la falta de conocimientos, a la falta de desarrollo de habilidades o a una actitud personal de los trabajadores.

B.- Programas de Capacitación: Una vez efectuado el diagnóstico, la detección de necesidades de capacitación y el ordenamiento de las necesidades de capacitación, se realizan entonces su programación. La elaboración de programas de capacitación exige ciertos cuidados, a saber:

- Definición de objetivos de capacitación.
- Establecimientos de criterios de medidas para la evaluación de la capacitación.
- Desarrollo de contenidos de la capacitación.
- Definición de métodos y de materiales de la capacitación.
- Integración del programa de capacitación y de los capacitadores.

C.- Ejecución de la Capacitación: Establecidos los objetivos de la capacitación en función de las necesidades diagnosticadas y elaborado el programa, el siguiente paso es su ejecución. El éxito de ésta depende de varios factores, tales como la adecuación del programa de capacitación a las necesidades de la organización, la calidad del material de capacitación prestado, la cooperación de los jefes y directivos de la empresa, la calidad y preparación de los instructores y la calidad de los aprendices.

D.- Evaluación de los resultados de la capacitación: La parte final del proceso de capacitación es la evaluación de los resultados obtenidos (Chiavenato, 1991).

Al igual que Gili, diversos autores concuerdan que la evaluación puede definirse como un proceso continuo y sistemático que mide los efectos tanto específicos como generales de la capacitación. Determina el grado de congruencia o de discrepancia entre los objetivos de la capacitación y los resultados de las actividades capacitadoras, como una forma de respuesta a las necesidades detectadas. Al mismo tiempo, sostienen que la evaluación de la capacitación detecta el grado de aprendizaje de los participantes, verifica la aplicabilidad de lo enseñado y perfecciona el sistema de capacitación.

Evaluar es una tarea lenta y la amplitud de sus efectos es de compleja medición. Cualquiera sea el tipo de evaluación que se realice, es necesario considerar:

- Para qué se va a evaluar
- Qué se va a evaluar (el plan, el proceso, el producto)
- Qué métodos de evaluación se van a emplear (instrumentos)
- Quiénes van a ser los responsables de la evaluación (Gili, 1982)

Existen diversos motivos para evaluar la capacitación. (Phillips 1983). los resume de la siguiente forma:
1.- Para medir si un programa en realidad está cumpliendo sus objetivos. A menudo, programas de capacitación son llevados a cabo para corregir problemas que no pueden ser corregidos por medio de ella. Una evaluación nos puede entregar información acerca de sí la capacitación era realmente necesaria.
2.- Para identificar fortalezas y debilidades en un proceso de desarrollo de recursos humanos. Para realizar un mejoramiento de un programa, se hace necesario evaluar variables tales como método de presentación, medio ambiente de aprendizaje, contenido del programa, horario, instructor, entre otras. Este es, probablemente, el motivo más común de la evaluación de la capacitación.
3.- Para determinar la relación costo/beneficio de un programa de capacitación. Una razón que toma gran poder para realizar una evaluación es el determinar si realmente un programa justifica el costo. Este aspecto de la evaluación campara el costo del programa con su utilidad o valor.
4.- Para decidir quién debería participar en futuros programas. Una evaluación de seguimiento puede determinar los beneficios de un determinado programa. La comunicación de estos beneficios a futuros participantes del programa puede ayudar a decidir si éstos realmente necesitan ser involucrados en él.

La evaluación de las acciones de capacitación en una empresa es función de la Unidad de Capacitación. Ella debe preocuparse de preparar un equipo dentro del personal de la misma empresa para que cumpla esta función. Se hace necesario y conveniente que a dicho equipo se le otorgue la autonomía e independencia requerida por la labor. De esta manera sus resultados serán más confiables y objetivos. Por otra parte, también existe la posibilidad de contratar entidades externas a la empresa para que lleve a cabo el proceso de evaluación. Una de las ventajas de este modo de operar radica en que existe menor sesgo en las personas encargadas, están libres de prejuicios de todo tipo de relación a la empresa, la unidad de capacitación, el instructor, etc. De este modo, se puede obtener una evaluación de la capacitación realizada en forma objetivo, sin sesgo y por tanto, más confiable.